A análise de performance do síndico ou da empresa contratada para o gerenciamento do condomínio deve ser uma preocupação de todos os moradores. Essa é a maneira mais adequada de se atentar às necessidades dos condôminos e verificar como é a reação da gestão diante dessas demandas.
Entre as principais tarefas de gerenciamento de condomínio estão:
Realização das assembleias ordinárias e extraordinárias, com a convocação dos moradores, elaboração de taxas e execução de deliberações;
Prestação de serviços contábeis, como a cobrança e gestão das faturas condominiais e desenvolvimento de um orçamento de receitas e despesas;
Zelo e preservação dos direitos dos condôminos, garantindo que as disposições legais e o regulamento são cumpridos por todos;
Representação dos moradores;
Atendimento às atividades do setor administrativo, especialmente no que é relativo à guarda e arquivamento dos documentos.
Fica evidente que essas responsabilidades só serão eficientes se houver um acompanhamento de métricas. Assim, o gestor compreende melhor as suas ações, identifica o que precisa melhorar e analisa as questões em que já evoluiu.
Índice de inadimplência dos moradores
Essa é uma situação comum nos condomínios, mas que traz prejuízos grandes ao caixa e às atividades de gestão. No entanto, desde a implantação do novo Código de Processo Civil, a cobrança pode ser realizada com mais agilidade. Agora, quem estiver inadimplente deve pagar a dívida em três dias.
Se não fizer isso, poderá ter seu nome negativado, conta-corrente bloqueada e imóvel penhorado. Essas medidas são tomadas com atrasos a partir de um mês. O parcelamento da dívida pode ser feito em até cinco meses.
Em períodos inferiores a esse, a situação pode ser resolvida com um acordo entre as partes. Com um baixo valor de dívida, a sugestão na Justiça é de que se chegue a um consenso para o pagamento. Assim, o mesmo resultado é alcançado, porém sem arcar com os custos de um longo processo judicial.
Acompanhar os índices de inadimplência é, então, uma atitude fundamental. Assim que for constatado um novo devedor, a melhor forma é tentar negociar a dívida de modo amigável, mostrando que essa situação ocasiona impactos negativos ao caixa e afeta a realização de serviços e manutenção no condomínio.
Para amenizar a situação, algumas decisões podem ser tomadas:
Criação de um fundo de prevenção à inadimplência com recolhimentos mensais;
Uso do fundo de reserva para cobrir despesas de manutenção, fazendo um posterior rateio entre os moradores para repor o valor investido;
Cobrança rápida de inadimplentes, logo após o vencimento mensal.
Indicador de fluxo de caixa saudável
Esse índice demonstra a movimentação financeira do condomínio, com entradas e saídas de recursos. O fluxo de caixa é um instrumento essencial porque oferece a visualização das transações financeiras, permite fazer projeções e controla datas, valores, especificações e somas.
Desse modo, é possível saber qual é a situação do condomínio, se houve aumento de gastos, se é necessário economizar, se há recursos para investimento etc. Esse controle pode ser feito por meio de uma planilha simples, mas também pode ser adotado um software de gestão, porque ele traz mais segurança e precisão ao processo.
Fonte: Leucotron