As atribuições de responsabilidade do síndico e administradoras se diferem. Isso porque, o fato de contratar uma empresa terceirizada para realizar a gestão condominial, não exime o síndico do cumprimento das atividades de rotina para o bom funcionamento do empreendimento.
Mesmo sendo considerado o representante legal do condomínio, o síndico pode transferir parte das suas atribuições para uma administradora especializada. Nesses casos, o síndico deve convocar uma reunião de condomínio para debater com os moradores sobre a contratação de uma empresa terceirizada para prestação desse tipo de serviço.
O síndico tem um papel muito mais estratégico na gestão condominial, já a responsabilidade da administradora está em auxiliar o síndico em suas funções e no cumprimento de todas as exigências legais, atuando como seu braço direito.
Para delimitar as principais responsabilidades do síndico e administradora na gestão condominial, tanto as atribuições do síndico quanto aquelas determinada à administradora devem estar detalhadas em contrato para salvaguardar as partes.
Principais responsabilidades do síndico
O síndico é o representante legal dos interesses do condomínio. No entanto, caso definido em assembleia de condomínio a contratação de uma administradora para auxiliar na gestão condominial, o síndico pode determinar que parte de suas atribuições sejam de responsabilidade da empresa contratada.
As obrigações de responsabilidade do síndico estão determinadas no artigo 1.348 do Código Civil. Conheça quais são as principais atribuições que são de responsabilidades do síndico:
Efetuar a prestação de contas do condomínio
A terceirização dos serviços contábeis — seja pela contratação de uma administradora de condomínio ou por meio do uso de um sistema de gestão condominial — não isenta a responsabilidade do síndico em efetuar a prestação de contas do condomínio aos moradores, conforme previsto no Código Civil.
Fazer a cobrança de condôminos inadimplentes
A inadimplência é um dos principais desafios do síndico. Afinal, essa questão impacta diretamente no aumento da taxa condominial. Por esse motivo, é importante efetuar o acompanhamento regular da situação financeira do condomínio para saber quem está em dia ou não com o pagamento da taxa condominial. E, assim, poder pensar em alternativas para facilitar o pagamento para os condôminos inadimplentes.
Contratar fornecedores e zelar pela prestação dos serviços
A contratação de fornecedores para a prestação de serviços fica sob responsabilidade do síndico. O gestor deve verificar quais serviços são prioritários e avaliar pelo menos três orçamentos de diferentes fornecedores. Dependendo do tipo de serviço, o ideal é que a contratação do fornecedor seja debatida com os moradores em assembleia. O síndico também deve realizar um acompanhamento da prestação de serviço, sob pena de ser responsabilizado por negligência, imperícia ou imprudência em casos de acidentes.
Convocar as assembleias de condomínio
O síndico como responsável pela gestão condominial deve realizar anualmente a convocação de reunião de condomínio para deliberar assuntos de interesse dos moradores, como as despesas do condomínio e possíveis reajustes nas taxas, entre outras questões relevantes para o bom funcionamento do empreendimento.
Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia
Compete ao síndico o dever de cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia, bem como impor e cobrar as multas devidas em caso de descumprimento das regras do condomínio.
Realizar a contratação do seguro condomínio obrigatório
A contratação de um seguro para condomínio é obrigatória e de inteira responsabilidade do síndico. Geralmente, a contratação ou renovação do seguro para condomínio residencial é realizada pelo síndico nos primeiros meses do ano. Dessa forma, é possível prever o custo no orçamento anual e submeter à análise dos moradores para sua aprovação durante assembleia geral ordinária, que tradicionalmente ocorrem nessa época do ano.
Promover manutenção periódica
A manutenção predial periódica é uma obrigação do condomínio e sua realização é uma atribuição do síndico. Além de garantir a segurança dos moradores ao manter a edificação sempre em bom estado, as obras de reparação minimiza problemas e gastos extras com ações emergenciais.
Intermediar conflitos em condomínios
O papel do síndico é garantir que os desentendimentos sejam resolvidos internamente, evitando que os casos sejam levados para a Justiça, o que gera gasto de tempo e dinheiro para o condomínio. Para promover uma comunicação eficaz, muitos condomínios criam grupos nas redes sociais ou no WhatsApp como forma de fazer com que as regras e informações mais rotineiras cheguem a todos.
Principais responsabilidades da Administradora de Condomínio
O condomínio deve ser tratado como uma empresa, devido ao nível de complexidade. Por esse motivo, muitos síndicos têm optado pela contratação de uma empresa terceirizada especializada na gestão condominial. Para que você entenda o que faz uma administradora de condomínio, detalhamos a seguir as atribuições que são de responsabilidade de uma empresa contratada.
Gestão Administrativa e Financeira
Ao contratar uma administradora de condomínio, o síndico pode demandar que a gestão administrativa e financeira do condomínio fique sob responsabilidade da empresa contratada. Entre as principais atribuições da administradora de condomínio no que se refere à gestão administrativa e financeira estão: previsão orçamentária para avaliação das principais despesas condominiais e definição do planejamento anual dos gastos.
Gestão de Recursos Humanos
Manter um prédio em funcionamento depende do trabalho de profissionais de diferentes áreas. Além da equipe de segurança, dos porteiros e dos zeladores, se a estrutura do edifício contar com áreas de lazer e esporte, sala de ginástica e piscina é preciso ter ainda mais funcionários para que tudo se mantenha limpo e adequado ao uso.
Como essas questões trabalhistas demandam muito tempo e esforço, tem se tornado cada dia mais comum a contratação de empresas especializadas em administração condominial para realizar a gestão de recursos humanos em condomínios. Ficando a cargo da administradora de condomínio a responsabilidade da contratação, demissão e pagamentos de funcionários, sempre buscando o equilíbrio financeiro.
Por conta do alto custo com pessoal para manter a portaria em funcionamento 24 horas por dia, durante sete dias da semana no modelo tradicional — podendo representar até 70% dos gastos de um condomínio —, muitas administradoras estão buscando alternativas para modernizar a portaria do condomínio e economizar na folha de pagamento.
Gestão de Assuntos Jurídicos
Muitos síndico optam pela contratação de uma administradora de condomínio para lidar com as questões jurídicas envolvendo conflitos entre moradores e inadimplência. Isso acontece porque esse tipo de situação quando não são resolvidas podem originar ações contra o condomínio. Para evitar demandas judiciais originadas desse tipo de problema, é necessário contar com uma administradora de condomínio que atue de forma preventiva com relação aos problemas corriqueiros no dia a dia de qualquer condomínio.
Para garantir que sejam cumpridas todas as responsabilidades acordadas com a administradora de condomínio contratada, também é essencial que estejam definidas em contrato, de forma detalhada e clara, todas as atribuições que competem à prestadora de serviços para resguardar as partes.
Fonte: Kiper