Fazer a gestão de um condomínio é como dirigir uma empresa. São muitas as responsabilidades administrativas e, entre elas, estão os encargos condominiais. A pessoa à frente desses deveres é o síndico, como deixa claro o artigo 1.348 do Código Civil Brasileiro.
É ele quem deve elaborar o orçamento, cobrar dos moradores e prestar contas anualmente à assembleia. A lei também diz que ele pode “transferir os poderes de representação ou as funções administrativas”, o que, entretanto, não muda o fato de responder civil e criminalmente por essas questões.
Não é obrigatório ao síndico ser um contador ou ter conhecimento profundo dessa área. Mas o gestor deve entender o mínimo necessário para acompanhar o andamento das finanças do condomínio. Além disso, precisa estar ao lado de parceiros ou fornecedores em que confia.
Dessa forma, ele pode fazer a escolha adequada da empresa administradora e, principalmente, acompanhar de perto esse trabalho terceirizado. Com total acesso aos dados financeiros, poderá detectar erros precocemente ou até mesmo evitá-los. Nesse sentido, vale guardar documentos e comprovantes (respeitando o período de expiração) e arquivá-los digitalmente.
Quais são os principais encargos condominiais?
Todos os gastos do empreendimento para manter seu pleno funcionamento podem ser considerados encargos condominiais: recolhimentos de impostos, salários e encargos dos funcionários, remuneração do síndico, consumo de água, energia (e gás, quando não individualizado), despesas com manutenção (piscina, elevadores, segurança, monitoramento e reparos) e limpeza.
Quem administra os encargos condominiais
A prestação de serviços da rotina diária, como limpeza e manutenção das áreas comuns, é a ação mais visível do trabalho de uma empresa contratada, mas apenas uma parte dentro das atribuições.
A gestão administrativa e financeira eficiente é a prioridade nessa relação, com ênfase para as obrigações tributárias e o cumprimento fiel da folha de pagamento aos funcionários. São as administradoras, inclusive, que têm aconselhado síndicos a diminuir em até 70% os gastos com a folha salarial ao sugerirem a modernização da portaria de condomínio. A administradora também oferece serviços jurídicos, principalmente para resolver conflitos referentes a moradores inadimplentes.
Contratar seguro de responsabilidade civil é uma boa?
Contar com o serviço terceirizado de administração não exime o síndico de responsabilidades. Tampouco ele deixa de ser a principal referência sobre o bom funcionamento do condomínio. A empresa contratada, portanto, tem o papel de auxiliar o síndico em suas atribuições e garantir o cumprimento de todas as exigências legais.
Ambos estão sujeitos a erros, mas o síndico fica mais exposto. Por isso, além do seguro obrigatório (que resguarda o empreendimento sobre danos físicos), convém contratar o seguro de responsabilidade civil, que o protege cobrindo eventuais indenizações impostas pela Justiça, em caso de algum dano causado no exercício de seu mandato.
A administradora pode usar o fundo de reserva para encargos condominiais?
O fundo de reserva é a garantia do condomínio para cobrir investimentos imprevistos ou emergenciais, mas principalmente é o recurso que viabiliza melhorias para o empreendimento.
É aceitável, portanto, para despesas imprevistas em orçamento, mas que são imprescindíveis, como o conserto de um elevador. E não é razoável usar esse recurso para cobrir um déficit na folha salarial, por exemplo. O valor gasto deve ser reposto ao fundo, com a devida prestação de contas aprovada em assembleia.
A importância de fazer auditoria
Não é obrigatório, mas contratar uma auditoria é a melhor garantia de transparência sobre a saúde financeira do condomínio. É aconselhável pelo menos uma a cada dois anos (a cada mandato do síndico, portanto) e feita por um contador independente, sem vínculos com o síndico ou a administradora.
Mas há quem já recorra à auditoria mensalmente, o que dá ainda mais segurança aos moradores, pois é função do auditor ser vigilante quanto aos investimentos e procedimentos aprovados em assembleia.
Algumas situações que uma auditoria pode detectar são desvio de dinheiro (seja superfaturando despesas ou fazendo retiradas obscuras do fundo de reserva) e descumprimento de obrigações tributárias ou trabalhistas.
Fonte: Kiper